Le flex office : l’art de réinventer les espaces de travail

Flex office : de quoi parle-t-on ?

Le flex office a plusieurs noms : desk sharing, bureau partagé… Mais attention à ne pas le confondre avec le principe du travail flexible, ou flex working, qui consiste à laisser les collaborateurs gérer librement leur emploi du temps.

Avec le télétravail, les salariés ne sont pas présents en même temps au bureau. Le flex office permet donc aux entreprises de repenser les espaces internes en retirant des bureaux individuels. Le but ? Donner plus de place à d’autres types d’espaces et favoriser l’activity-based-working et le travail hybride.

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Les grands avantages du flex office pour votre entreprise

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La réallocation des surfaces de bureau

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Le taux d’occupation des postes de travail varie selon le secteur d’activité : il se situe entre 50 et 70 %. Vous pouvez le maximiser en réduisant la surface de travail. Les espaces qui ne sont plus utilisés par les collaborateurs peuvent ainsi être vendus ou sous-loués pour baisser les charges immobilières.

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Une autre solution pour réguler le flux de collaborateurs, c’est la délocalisation. Privilégiez les espaces de coworking de proximité pour réduire l’empreinte carbone de l’entreprise. Les bureaux ne sont plus chauffés inutilement et les collaborateurs passent moins de temps dans les transports pour se rendre sur leur lieu de travail. De plus, l’accès à ces espaces partagés externes permet d’éviter les pics d’affluence au bureau : l’entreprise offre donc un espace de travail agréable et optimal aux employés. Tout le monde est gagnant !

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L'aménagement est aussi une part importante du flex office. C’est l’occasion de transformer les zones de travail afin qu'elles correspondent parfaitement aux usages, avec :

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• des espaces collaboratifs (création d’une agora pour des workshops créatifs ou des ateliers de brainstorming…) ;
• des espaces privés (création de box insonorisées pour les collaborateurs qui ont besoin de se concentrer…).

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L’amélioration de la performance des équipes

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Avec le flex office, assurez-vous du bien-être de vos collaborateurs en rendant les espaces de travail plus vivants, plus humains. Pour ce faire, vous pouvez :

• mettre en place des outils numériques collaboratifs pour que les équipes puissent communiquer entre elles plus facilement (Slack, Zoom, Teams…) et partager leurs connaissances (Miro, Drive, Nuclino, Notion…) ;
• remplacer le bureau attitré par le bureau flexible, où chaque collaborateur choisit son espace de travail en fonction de ses besoins (concentration, collaboration, réunion, rendez-vous…) et de ses envies.

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Un espace flexible améliore la qualité de vie au travail et permet de casser la routine : les collaborateurs sont plus productifs mais aussi plus satisfaits !

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La méthode d’application : comment mettre en place le flex office ?

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Réaliser un diagnostic

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Ce diagnostic vous permettra de déterminer le taux réel d’occupation des bureaux et le nombre de jours où les collaborateurs télétravaillent ou se trouvent dans un espace externe. Pour créer une meilleure adhésion à votre projet de flex office, prenez en compte les habitudes et les besoins de vos collaborateurs.

Définir des règles

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Bien que le concept de flex office offre plus de souplesse à chacun, il est important de définir des règles pour conserver un cadre de travail agréable. Voici quelques exemples de règles à mettre en place :

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• utiliser la plateforme de réservation (logiciel, application mobile…) pour réserver un poste de travail ;
• ranger et nettoyer les postes de travail avant de les libérer. Nos conseils : autorisez les collaborateurs à décorer leur espace de travail temporaire avec leurs objets personnels pour casser la standardisation et le manque d’identité au bureau, et mettez en place des casiers pour ranger les affaires personnelles.

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Et quelques bonnes pratiques : 

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• proposer du zone booking : le fait de réserver une place dans un espace de travail pour favoriser l’échange et la collaboration ;
• organiser des rituels collaboratifs pour maintenir du lien social ;
• assurer un roulement efficace entre télétravail et présence au bureau ;
• être à l’écoute des besoins pour optimiser le nouveau mode de travail.

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Réaménager les bureaux

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Créez des zones de travail pour répondre aux besoins des collaborateurs : espace créatif, espace calme, salle de réunion…

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Implémenter une conduite du changement dans le style de management

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Trouver l’équilibre entre le travail en autonomie et l’accompagnement à distance est la clé pour créer de la flexibilité au travail. Et pour maintenir la cohésion des équipes, les outils de communication seront vos meilleurs alliés. Investissez dans des outils de qualité pour satisfaire vos collaborateurs et éviter la perte de motivation.  

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La mise en place du concept de bureaux partagés (ou flex office) doit être progressive. Pour assurer la réussite de votre projet, observez les habitudes de travail de vos collaborateurs, prenez en compte leurs attentes et faites des tests. Certaines entreprises proposent un service d’accompagnement pour instaurer le flex office dans les différentes organisations. Pensez-y !